Yakın zamanda bir kolaylaştırıcılık eğitimi alacağım ve bunun için hazırlık amacıyla okumalar yapmaya başladım. Bu yazıda Sam Kaner’in 2014 tarihli Katılımcı Karar Alma Sürecine Yönelik Kolaylaştırıcı Rehberi isimli kitabının giriş bölümünden derlediğim notları bulacaksınız. Öncelikle kendim için tutmuş olduğum bu notları ilgililerin istifadesi için bloğumda da yayınlamaya karar verdim.
Grupların Gücü
Bu kitabın ilk yazılmaya başlandığı doksanlı yıllarda ‘kolaylaştırıcı’ (facilitator) kavramı oldukça egzotikti. Pek çok insan ilk duyduğunda bu da nedir diye sorardı.
25 yıl içinde bu konuda çok şey değişti. Anlaşılması zor ‘tarafsız üçüncü parti’ (neutral third party) kavramından grupların en iyi şekilde düşünmesine yardımcı olmaya evrildi.
Günümüzde kolaylaştırıcı eğitimci (trainer), başkan (chair), toplantı organizatörü (convenor) ve yönetici (manager) gibi çeşitli liderlik rollerinin karışımından meydana gelmektedir. Temel amaç bir veya birden fazla amaç için bir araya gelmiş olun bir grubun sağlıklı şekilde işlediğinden emin olmaktır.
Kolaylaştırıcılık kavramında zaman içerisinde değişmeyen şey bunun ilk ve esas olarak gruplarla ilgili olmasıdır. Kolaylaştırıcı ister öğretiyor, ister liderlik ediyor, ister arabuluculuk yapıyor isterse de herhangi bir süreci yürütüyor olsun amaç hiçbir zaman değişmez. Bir işi veya süreci tamamlamak üzere bir araya gelmiş bir grubun etkinliğini arttırmaktır amacı. Kolaylaştırıcı yardım eder, hizmet eder, öğretir ve rehberlik yapar. Grup ise çözer, karar verir, üretir vs.
20. yüzyılın en önemli farkındalıklarından birisi şudur: Küçük gruplar halinde yüz yüze oturmanın ve konuşmanın dönüştürme potansiyeli vardır. Bir şeyler söylemek, söylediklerine geri bildirim almak, söylediklerinin başkaları açısından ne manaya geldiğini duymak, başkalarını dinlemek, onların söylediklerine geri bildirim vermek, anlaşmak veya karşı çıkmak, işte bütün fırsatlar burada değerlendirmek isteyenler için.
Bir masa etrafına kararlı bir şekilde her oturduğumuzda değişme ve büyüme fırsatı oradadır. Değişirken ve büyürken diğer grup üyelerinin bakış açılarını ve tecrübelerini de etkileriz. Bu da grubun daha güçlü, daha bilge ve daha özgüvenli ve sıklıkla daha cesur olmasını sağlar. Grup olarak dünyayı değiştirmenin anahtarını elimizde tutarız. Bu anahtarı nadiren kullanır ve hatta daha nadir deneriz. Ancak fırsat oradadır, gizlenmiş olsa da ortaya çıkmayı beklemektedir, eğer gerçekten istiyorsak.
Buna katılımcı karar verme (participatory decision-making) diyebiliriz. Buna sosyal inovasyon (social innovation) diyebiliriz. Buna diyalog ve müzakere (dialogue and deliberation) adını verebiliriz. Buna işlevler arası veya çok paydaşlı işbirliği diyebiliriz. Bun kolektif etki (collective impact) olarak isimlendirebiliriz. Adına ne dersek diyelim burada yüz yüze grupların dönüştürücü gücünü serbest bırakmaktan bahsediyoruz. (unleashing the transformative power of face-to-face groups).
İlk amacımız farkındalığı arttırmak ve karşılıklı şefkati uyandırmaktadır. Sonra, dünyanın en zor problemlerini umut ve cesaretle ele almak ve hatta çözmek için katılımcıları arzularını uyumlu hale getirmeye ve ortak geliştirilmiş aksiyonlar almaya teşvik etmektir.
Yüz yüze bir araya gelmiş grupların ciddi bir şekilde etkileşime geçmesinin altında yatan fırsatlar budur. Kolaylaştırıcının rolünün en çok önem arz ettiği bağlam da budur. İş zorlu, yük ağır ve cezbeden şeyler sonsuzdur. Günün sonunda bu son derece yalnız bir yolculuktur.
Katılımcı Kültür
Bir kolaylaştırıcının bir grup için faydaları ortada olmakla birlikte, grubun katılımcı bir süreç yönetimi için sorumlulukları nelerdir?
Farz edelim ki çok tecrübeli bir kolaylaştırıcı bir grubun çok önemli bir sorunla mücadelesinde yardımcı oluyor. Grup üyeleri tam bir şekilde katılım sağlıyor, karşılıklı anlayışı inşa ediyorlar, herkes için anlamlı bir çözüme ulaşıyorlar ve bu çözümü hayata geçirecek adımları atma noktasında da kararlılar. Gruptaki herkes bu tecrübeyi ‘hayat değiştirici’ olarak ifade ediyor. Kolaylaştırıcının rolü sona eriyor ve evine gidiyor. Bu durumda gruba ne olur?
Pek çok grubu incelediğimizde şu sonuca vardık. Evrendeki en iyi kolaylaştırıcılık bile, özünde, katılımcı değerlerin dördüncüsü olan karşılıklı sorumluluk (shared responsibility) hususunu yeterli ve sürdürülebilir bir şekilde ele almıyor. Eğer grup üyeleri iyi bir şekilde kolaylaştırılmış bir katılımcı karar verme süreciyle tetiklenmiş bir dönüşüm sürecinin başarıya ulaşmasını istiyorsa katılımcı kültürü inşa edecek ve koruyacak dört değeri benimsemek zorundadırlar.
- Tam katılım (full participation)
- Karşılıklı anlayış (mutual understanding)
- Kapsayıcı çözümler (inclusive solutions)
- Karşılıklı sorumluluk (shared responsibility)
Kolaylaştırıcıları ile bağı kopmuş bir grup için bu zorlu bir önermedir.
Kolaylaştırıcı mevcut olduğu sürece işbirliği ruhunu ayakta tutacak şekilde sahip olduğu donanımları en iyi şekilde kullanır ve grup üyelerinin bu zorlu yolculuğunda onlara rehberlik eder.
Kolaylaştırıcı bu süre boyunca şu üç amaca ulaşmaya çalışır:
- Saygılı ve destekleyici bir atmosfer inşa etmek ve devam ettirmek
- İçeriğin kendisinden uzak durmak ve süreci yönetmek
- Grubun işbirliği kapasitesini inşa edebilmek için süreç ilerledikçe gruba yeni düşünme yetenekleri öğretmek
Bu üç gereksinim çok kritiktir. Yukarıda bahsettiğimiz dört prensibin kök salabileceği toprak bu üç maddedir. Kolaylaştırıcının katılımcı bir süreç yürütebilmesi için sahip olması gereken temel donanımlar bunlardır.
Kolaylaştırıcının bir grupla işi sona erdiğinde grup kendini bir ikilem içerisinde bulur. Etkinlik süresince katılımcı zihin yapısını samimi bir şekilde belirlemiş olabilirler. Katılımcı kültürün faydalarını gerçekten görmüşler ve bunu devam ettirmek isteyebilirler. Ancak bir kolaylaştırıcı olmaksızın şimdi bu katılımcı ve destekleyici atmosferi kim sürdürecek? Grup diyaloglarına kim rehberlik edecek? Tek umut kolaylaştırıcılarının bu süreçte bütün bunları kendi kendilerine nasıl yapabileceklerine dair iyi bir strateji yürütmüş olmasında yatar.
Gruplarının kendileri olmaksızın katılımcı kültürü devam ettirmesini önemseyen kolaylaştırıcıların örneğin sadece iyi bir dinleyici olması yeterli değildir! Ne yaptığımızı katılımcılara öğretmek zorundayız. Grup üyelerimize öğrettiğimiz dinleme, kategorize etme, analiz etme gibi yetenekleri ayda bir kez olsun 30-40 dakika kadar kullanmaları gerektiğini ve bunu nasıl yapacaklarını öğretmeliyiz. Toplantılar planlanırken arada bir grup üyelerinin bu yeteneklerini ve tecrübelerini kullanabilecekleri alanlar açmaları gerektiğini onlara iyi anlatmalıyız ki birer yetişkin gibi öğrenebilsin, uygulayabilsin ve geri bildirim verebilsinler. Ana etkinliğe ek olacak şekilde kolaylaştırıcının dahil olacağı bir veya iki kısa toplantı daha yapmak oldukça faydalı ve gereklidir.
Kısaca, bir kolaylaştırıcı aşağıdaki hedeflere ulaşabilmek için grubuna zihin yapısı, model, yetenekler ve araçlar kazandırabilir.
- grup üyelerinin birbirine saygılı ve destekleyici bir şekilde davranmak,
- konuşmalarının içeriğinden uzak durarak onların kendi süreçlerini tartışmaları ve yönetmelerini sağlamak,
- sürekli öğrenme (continuous learning) kültürünü angaje ederek grup üyelerinin işbirliği kapasitesini inşa etmek
Bir kolaylaştırıcı grubunun kendi kendini yönetebilir ve öğrettiklerinin grupta kalıcı hale gelmesini önemsiyorsa etkinliğin ilk anlarından itibaren bildiklerini gruba aktarmaya başlar. Sürecin en başından sonuna kadar grubun iletişim ve süreç yönetme kapasitesine odaklanır ve o kapasiteleri inşa eder.
Kişisel Özetim
- Doksanlı yıllarda kolaylaştırıcılık hala egzotik bir kavramdı.
- 2015 civarında daha yaygın, anlaşılır ve kapsamlı bir hale geldi.
- Kolaylaştırıcılık grupların en iyi şekilde düşünebilmesine yardımcı olmaktır.
- Kolaylaştırıcılık, eğitmenlikten, başkanlığa, liderlikten, rehberliğe pek çok rolü bünyesinde barındırır.
- Kolaylaştırıcılık her şeyden önce gruplarla ilgilidir.
- Grubun bir işi veya süreci en etkili şekilde tamamlamasına yardımcı olur.
- Kolaylaştırıcılı yardım eder, hizmet eder, öğretir veya rehberlik ederi.
- Grup çözer, karar alır, üretir vs.
- 20. yüzyılda küçük gruplar halinde yüz yüze bir araya gelmenin gücü keşfedilmiştir.
- Kolaylaştırıcılık grup üyelerini daha güçlü, bilge, özgüvenli ve cesur hale getirir.
- Kolaylaştırıcılığın amacı grup üyelerinin birbirleriyle dayanışma içerisinde dünyanın en zorlu problemlerini ele alabilmelerini sağlamaktır.
- Kolaylaştırıcının bir grupla sözleşmesi sona erdiğinde grup kendisini bir çıkmaz içerisinde bulabilir.
- Katılımcı kültürün dört temel değeri vardır:
- Tam katılım
- Karşılıklı anlayış
- Kapsayıcı çözümler
- Karşılıklı sorumluluk
- Kolaylaştırıcılı sahip olduğu bütün araçları kullanarak grup üyelerinin belli bir amaç etrafında belirli bir zihin yapısında kalmasını sağlar.
- Kolaylaştırıcı sürekli olarak üç amaca ulaşmaya çalışır. Bunlar temel yetenekleridir.
- Saygılı ve destekleyici bir atmosfer inşa etmek ve devam ettirmek
- İçeriğin kendisinden uzak durmak ve süreci yönetmek
- Grubun işbirliği kapasitesini inşa edebilmek için süreç ilerledikçe gruba yeni düşünme yetenekleri öğretmek.
- Bir kolaylaştırıcı eşliğinde amacına ulaşan bir grup kolaylaştırıcı gittiğinde kendini çıkmazda bulabilir.
- Sürdürülebilirliği önemseyen kolaylaştırıcıların gruplarını kendi kendine süreci devam ettirebilecek hale getirme amacı vardır.
- Bu amacı güden kolaylaştırıcıların sadece iyi bir dinleme yeteneğine sahip olması yetmez. Bildiklerini grup üyelerine öğretmesi gerekir.
- Grup üyelerinin bu öğrendiklerini ayda bir kez olsun iş hayatlarında kullanmaları gerektiğini anlamaları gerekir.
- Amaç bir yetişkin gibi öğrenmek, uygulamak ve geri bildirim vermektir.
- Bir kolaylaştırıcı grup üyelerine şunları öğretir
- grup üyelerinin birbirine saygılı ve destekleyici bir şekilde davranmak,
- konuşmalarının içeriğinden uzak durarak onların kendi süreçlerini tartışmaları ve yönetmelerini sağlamak,
- sürekli öğrenme (continuous learning) kültürünü angaje ederek grup üyelerinin işbirliği kapasitesini inşa etmek
- Grubunun kendisi olmadan da sürdürülebilir bir şekilde işbirliğine devam etmesini önemseyen bir kolaylaştırıcı grubuyla bir araya geldiğinde ilk dakikadan itibaren bildiklerini grubuna transfer etmeye başlar ve bunu etkinlik süresince yapar.
