İnsani yardım ve kalkınma aktörleri benzer bir dili konuşuyor gibi görünse de bir kavramı kullanırken neyi kastettikleri tamamen farklı olabilir.
Bir yazıda insani yardım (humanitarian) aktörlerinin Proje, Program ve Plan’ı nasıl tanımladığına değinirken bu yazıda Kalkınma (Development) aktörleri açısından bu kavramların neye tekabül ettiğini ve ne manaya geldiğini anlamaya çalışacağız.
Proje (project): Proje Yönetimi Enstitüsü’ne (Project management Institute) ve Project DPro’ya göre proje, ‘benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç meydana getirmek için gösterilen bir çaba’ olarak tanımlanabilir. Bir projenin ilk olarak çıktılar (outputs) vermesi ve sonrasında da bunların daha iyi sonuçlara (outcomes) dönüşmesi beklenir. Proje hem toplulukları (communities) hem de bağışçılar (donors) gibi diğer paydaşları (stakeholders) hedefler. Projeler zamana bağlıdır (time-bound), etkin maliyet (cost-effective) ve ölçülebilir (measurable) yollarla topluluklar için belirli faydalar sağlama gereksinimine odaklanırlar.
Program (program): Programlar, tek başına yürütülmelerine kıyasla birlikte yürütülmeleri halinde daha büyük bir etki elde edebilecek olan projeler (projects) ve aktiviteler (activities) bütünüdür. Diğer bir deyişle, bir programın faydası, programı oluşturan parçaların (projeler ve aktiviteler) faydalarının toplamından fazladır.
Kalkınma ve insani yardım kuruluşları, genellikle geniş bir ihtiyaç yelpazesine hitap eden ve çalıştıkları topluluklar için katlanarak artan faydalar sağlayan sonuçlar elde etmek için projelerini bir programın parçası olacak şekilde uygularlar. Çoğu program, bir Program Yöneticisinin (Program Manager) gözetiminde ve bir Ülke Direktörü’nün (Country Director), Program Başkanı’nın (Head of Programs) veya benzer bir rolün (ör: Program Sahibinin / Program Owner) liderliğinde ülke düzeyinde yönetilir. Bazı programlar küresel hedeflere ulaşmak için tasarlanmıştır ve bunların bölgesel veya genel merkez düzeyinde yönetilmesi daha olasıdır. Daha düz bir yapıya (flatter structure) sahip ve sorumlulukların paylaşıldığı organizasyonlarda, program yönetimi sorumlulukları bir ekip olarak tanımlanır ve paylaşılır.
Programlar, projelerden farklı olarak, genellikle, bir programın genel stratejik hedeflerine ve faydalarına ulaşmak için proje gruplarının koordine edildiği merkezi bir yönetim sistemi aracılığıyla uygulanır. Bu yaklaşım, özellikle kalkınma ve insani yardım sektörlerinde önemlidir, çünkü STK’ların ölçek ekonomileri elde etmelerini ve projeler ayrı ayrı yönetilseydi mümkün olmayacak kademeli değişiklikleri gerçekleştirmelerini sağlar.
Portföy (portfolio): Bir portföy birden fazla proje, program ve aktiviteyi barındırabilir. Bir portföye sahip olmak programların ve projelerin uyumlu hale getirilmesine yardımcı olur, bu sayede bütün projeler ve programlar genel strateji ve hedefleri tutturacak şekilde uygulanabilir. Bu bir organizasyonun genel hedeflerini tutturmak için kaynakların arz ve talebine karşı fırsatların ve risklerin önceliklendirilmesini ve dengelenmesini içerir.
Karmaşıklıkları ve stratejik noktaları nedeniyle, portföyler tipik olarak bir Ülke Direktörü (country director) tarafından veya bölgesel/küresel düzeyde üst düzey yönetici bir ekip tarafından yönetilir.
Portföy yönetimi, birden fazla proje ve programın performansını denetler. Günlük proje görevleriyle ilgilenmez. Bunun yerine, portföy yönetimi, kuruluşun misyonuyla stratejik uyumu optimize etmek için bir projeyi veya programı durdurma veya yeniden yönlendirme konusunda üst düzey kararlar almayı içerir.